MENTION D’INFORMATION RELATIVE AUX TRAITEMENTS DES DONNEES PERSONNELLES DES MEMBRES DE l’ASPDSP

Vous êtes membre de l’association ASPDSP, association souscriptrice de contrats d’assurance de groupe et êtes adhérent à un de ces contrats. Cette mention vous présente le cadre des utilisations faites par ASPDSP de vos données personnelles en application de la règlementation sur la protection des données.

MENTION D’INFORMATION RELATIVE AUX TRAITEMENTS DES DONNEES PERSONNELLES DES MEMBRES DE l’ASPDSP

1- Par qui vos données personnelles sont-elles traitées ?

Vos données personnelles sont traitées par l’ASPDSP, responsable de traitement.

L’ASPDSP (ASSOCIATION SOLIDAIRE POUR LA PREVENTION ET LE DEVELOPPEMENT DE LA SANTE ET DE LA PREVOYANCE) est une association régie par la Loi du 1^er juillet 1901 dont le siège social est situé 86-90, rue Saint-Lazare – 75009 PARIS (ci-après « l’Association »).

Pour obtenir des informations sur l’Association, vous pouvez consulter le présent site internet.

2- Pourquoi vos données personnelles sont-elles traitées ?

Vos données personnelles sont traitées par l’Association pour les finalités suivantes, sur le fondement des bases légales indiquées :

➔ Sur la base légale du respect des obligations légales auxquelles l’Association est soumise :

L’adhésion à l’Association
La gestion des convocations aux différentes instances (assemblées générales, conseil d’administration, etc)
La gestion des assemblées générales de l’Association, notamment le relevé des votes, documents d’émargement, le cas échéant les représentations en cas de pouvoirs conférés, réponses aux questions
L’information des adhérents relative aux contrats d’assurance collectifs souscrits par l’Association ou relative à leurs droits et obligations

➔ Sur la base légale des intérêts légitimes poursuivis par l’Association, caractérisés par la gestion de son fonctionnement et de son activité :

La gestion des dossiers de candidature au conseil d’administration de l’Association
La gestion des réclamations / contentieux vis-à-vis de l’Association

3- Quelles données sont collectées et comment ?

Nous collectons uniquement les données à caractère personnel vous concernant qui sont nécessaires pour prendre contact avec vous, et le cas échéant analyser votre dossier de candidature, soit, y compris mais pas uniquement, vos nom(s) et prénom(s), vos coordonnées et les informations figurant dans votre dossier de candidature à des fonctions d’administrateur.

Nous ne traitons que des données courantes. Aucune donnée sensible ne vous sera demandée par l’Association ou lui sera transmise.

Elles sont collectées lorsque :

vous adhérez à un des contrats souscrits par l’Association ;
vous soumettez votre candidature pour occuper des fonctions d’administrateur au sein de l’Association ;
vous nous contactez ;
vous assistez à l’assemblée générale des adhérents.

Nous obtenons également des données à caractère personnel courantes vous concernant auprès de tiers, tels que :

la société d’assurance auprès de laquelle vous avez adhérez au contrat ;
les sous-traitants à qui nous avons confié la gestion de tout ou partie de la gestion de l’Association, tels que les prestataires d’envoi des convocations lorsque vous signalez un changement d’adresse par exemple.

Dans le cas où votre candidature à des fonctions d’administrateur serait retenue, nous vous demanderons des informations et justificatifs nécessaires à l’accomplissement des formalités obligatoires. La transmission de ces informations conditionne la soumission de votre candidature aux instances décisionnaires.

4- A qui vos données sont-elles destinées ?

Vos données personnelles peuvent être transmises aux personnels ou membres exerçant une fonction interne à l’Association, à ses partenaires et sous-traitants contractuellement liés et les organismes d’assurance auprès desquels l’Association a souscrit les contrats d’assurance collectifs sur la vie.

Ces destinataires peuvent être situés en dehors de l’Union Européenne sur la base d’une décision d’adéquation ou de conditions contractuelles négociées.

5- Combien de temps vos données personnelles sont-elles conservées ?

Finalité

Durée de conservation

Gestion des convocations aux différentes instances (assemblées générales, conseil d’administration, etc)

5 ans à compter de la tenue de l’instance

Gestion des assemblées générales de l’Association, notamment le relevé des votes, documents d’émargement, le cas échéant, les représentations en cas de pouvoirs conférés, réponses aux questions

5 ans à compter de la tenue de l’assemblée générale

Information des adhérents relative aux contrats d’assurance collectifs souscrits par l’Association ou relative à leurs droits et obligations

Durée de l’adhésion au contrat + 30 ans à compter de la fin du contrat

Gestion des dossiers de candidature au conseil d’administration de l’Association

Si le candidat est élu ou désigné : conservation des données pendant la durée du mandat d’administrateur + 5 ans à compter de la fin du mandat

Si le candidat n’est pas retenu ou élu : conservation des données pendant le processus de candidature + 2 ans à compter de la décision relative à la candidature

Gestion des réclamations / contentieux vis-à-vis de l’Association

5 ans à partir de la date de clôture de la réclamation

6- Quels sont les droits dont vous disposez ?

Vous disposez :

d’un droit d’accès, qui vous permet d’obtenir :
- la confirmation que des données vous concernant sont (ou ne sont pas) traitées ;
- la communication d’une copie de l’ensemble des données personnelles détenues par le responsable de traitement vous concernant ;
d’un droit d’opposition, qui vous permet de faire cesser le traitement de vos données par l’Association, lorsque le traitement a pour base légale l’intérêt légitime, sous réserve de l’existence de raisons légitimes tenant de manière prépondérante à votre situation particulière.
d’un droit de rectification : il vous permet de faire rectifier une information vous concernant lorsque celle-ci est obsolète ou erronée. Il vous permet également de faire compléter des informations incomplètes vous concernant.
d’un droit d’effacement : il vous permet d’obtenir l’effacement de vos données personnelles sous réserve des durées légales de conservation. Il peut notamment trouver à s’appliquer dans le cas où vos données ne seraient plus nécessaires au traitement.
d’un droit de limitation, qui vous permet de limiter le traitement de vos données (ne faisant alors plus l’objet d’un traitement actif) :
- en cas d’usage illicite de vos données ;
- si vous contestez l’exactitude de celles-ci ;
- s’il vous est nécessaire de disposer des données pour constater, exercer ou défendre vos droits.

Vous pouvez exercer vos droits par courrier à l’adresse suivante : ASPDSP – Données personnelles – 86 rue Saint-Lazare – CS 10020 – 75320 PARIS CEDEX 09.

A l’appui de votre demande d’exercice des droits, il pourrait vous être demandé de justifier de votre identité.

Vous pouvez définir des directives générales auprès d’un tiers de confiance ou particulières auprès du responsable de traitement concernant la conservation, l’effacement et la communication de vos données personnelles après votre décès. Ces directives sont modifiables ou révocables à tout moment.

En cas de désaccord sur la collecte ou l’usage de vos données personnelles, vous avez la possibilité de saisir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

Pour toute question ou information concernant votre(vos) contrat(s) d’assurance, veuillez contacter votre interlocuteur habituel.

7- Modifications de cette mention

La présente mention d’information peut être modifiée à tout moment. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.

Mars 2023